電子卷宗“單套制”歸檔改革試點工作方案為進一步推進最高人民法院“以電子檔案為主、紙質檔案為輔"的案件歸檔方式改革的司改試點任務,落實市高院黨組進一步做好歸檔改革工作要求,配合全市法院全流程網上辦案體系建設,根據《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》、上海市高級人民法院《上海法院電子卷宗“單套制”歸檔改革試點工作方案》等有關規定,結合我院實際,制定本方案。
一、改革目標
深入推進審判業務系統電子卷宗“單套制”歸檔改革,無縫對接檔案管理系統與審判系統網上辦案功能,通過歸檔管理推進實現電子卷宗隨案生成、規范運轉,大力推廣電子簽章、元數據采集等技術應用,建立電子訴訟文件真實性、完整性、可用性和安全性檢測模式,嚴格電子檔案安全保存機制,努力形成原生電子訴訟卷宗“單套制”歸檔管理模式。
二、試點原則
歸檔改革試點工作要堅持以電子卷宗歸檔為核心的試點基本原則,即書記員在電子卷宗平臺上調整、補充、修改歸檔目錄及電子材料,承辦法官在電子卷宗平臺上審核歸檔材料齊全有效;檔案部門僅在電子卷宗平臺上接收電子檔案。推進實施過程中堅持安全、可靠、有效的原則,做到歸檔業務轉型與電子檔案數據安全兩手共抓,確保試點進程中業務不斷、數據不散、檔案不亂。
三、組織保障
成立試點工作領導小組,全面協調管理本院試點工作的推進。
組長:麥玨
副組長:錢燕王賢誠張富泉
小組成員:段繼軍、費雄雄、楊海華、蔡紅蘭徐蔚青、楊晶晶、魯維新、高金登、吳小國、張勝熠、俞向紅、錢軍、高建軍、陳銳分工與職責:辦公室負責試點工作的實施與組織;立案庭負責前端電子材料規范生成的配合保障;審判業務部門負責案件辦理過程中電子訴訟文件的形成、整理和歸檔;審監庭(審管辦、研究室)配合辦公室、行裝科協調各審判業務部門完成全流程業務測試和試運行工作;行裝科負責經費與技術保障。
四、試點步驟
試點工作采取分階段穩步推進方式逐步開展。
(一)先期準備階段
1.辦公室、行裝科負責與強然公司協調對接掃描設備的更新、軟件的安裝、掃描人員的培訓,同時安排好對法官、法官助理和書記員的試點工作培訓事宜。
2.立案庭應設立前端標準化數據采集中心,加強對掃描人員的管理,按照統一的標準化流程、規范化格式,對立案階段的訴訟材料進行掃描。
3.審判業務部門應認真落實部門內的宣傳發動工作,并積極組織法官、法官助理和書記員參加試點工作培訓,確保每個人都能了解、掌握各自在電子卷宗平臺上的操作流程和工作要求。
(二)部分案件試點階段
2021年下半年的試點前期,我院各審判業務部門確定納入電子卷宗“單套制”歸檔改革試點的范圍分別為:
1.立案庭:全部案件;
2.刑事審判庭:沈寶琴法官審理的所有案件;
3.民事審判庭:速裁團隊審理的全部案件;
4.商事審判庭:涉金融機構的借款合同糾紛案件和訴前調解成功的案件;
5.執行局:涉信用卡糾紛的全部執行案件;
6.執裁庭:涉案外人執行異議之訴的案件;
7.青東法庭:陳薇法官審理的勞動爭議糾紛案件;
8.朱家角法庭:涉三費(撫養、贍養、扶養)糾紛案件;
9.西虹橋法庭:全部案件;
10.審判監督庭:監字號案件和司法救助案件。
(三)全流程測試工作
根據先期確定的試點案件范圍,對2021年8月1日之后立案的案件,開展全流程業務測試,初步建立我院電子卷宗“單套制”歸檔流程。
1.立案庭標準化數據采集中心對所有立案案件,按電子卷宗歸檔要求,對當事人提交的所有訴訟材料進行高質量掃描、標準化整理,確保推送至電子卷宗系統中的電子材料質量滿足法官的辦案需求,符合檔案部門的歸檔標準;同時,該中心還需完成立案庭、刑事審判庭和審判監督庭三個部門審理中案件產生的訴訟材料的掃描、整理;
2.在民事審判庭和商事審判庭設立一個掃描點,在青東法庭、執行局和執裁庭設立一個掃描點,在西虹橋法庭和朱家角法庭各設立一個掃描點,分別負責掃描點所在部門審理中案件產生的訴訟材料的掃描、整理;
3.各審判業務部門相關承辦人員應充分運用互聯網、人工智能、區塊鏈、5G等現代科技,盡可能通過電子送達、在線完成審判活動、庭審記錄改革、電子簽名簽章等無紙化辦公方式,促進審理中案件的電子卷宗材料隨案生成,同時對新增的非原生性電子文件材料及時送交指定掃描人員進行掃描、整理;
4.辦公室加強對掃描服務人員的編目質量和掃描質量的規范化管理,在試點部門內做好實務操作培訓;
5.辦公室牽頭、行裝科負責做好電子檔案整理中心、電子檔案離線庫區的設置準備工作,做好審判系統中各類文書擬稿、核稿、簽發的電子簽名簽章的技術支持和保障工作。
(四)擴大試運行階段
先行試點2個月后,各審判業務部門再確定擴大適用案件范圍。
(五)全覆蓋試運行階段
自2022年1月1日起,各審判業務部門全面開展“單套制”電子卷宗歸檔試點,所有歸檔案件全部以“單套制”模式開展全覆蓋試運行。
五、經費及安全保障
全院要高度重視在歸檔改革試點中“單套制”電子檔案數據、替代庭審筆錄的庭審錄音錄像數據的離線安全備份工作,嚴格執行國家檔案標準,積極做好電子檔案離線庫區建設工作,開展電子檔案數據離線備份服務工作,將所需服務經費納入2022年行政經費預算中,確保我院訴訟檔案數據資源安全可靠。
上海市青浦區人民法院
2021年8月11日